Wieso? Weshalb? Warum? Brauche ich eine Datenbank?

20. Oktober 2010 ANWENDER Keine Kommentare

Datenbanken sind zu groß. Datenbanken sind zu mächtig. Datenbanken braucht nur, wer auch wirklich extrem viele Daten zu verwalten hat. Datenbanken sind viel zu schwer zu erlernen und zu kompliziert. Und außerdem reicht ein normales Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel doch bei weitem aus – immerhin sind wir ja nur eine mehrköpfige Familie, ein kleiner Verein, eine Kinderkrippe, ein mittelständisches Unternehmen… Diese und andere Vorurteile kommen oftmals auf den Tisch, wenn sich die Frage stellt: „Brauchen wir wirklich eine Datenbank?“ Wer also braucht sie und wer nicht?

Sie glauben nach wie vor, die Pflege einer Datenbank sei zu aufwändig? Mittels eines Datenbank-Managementsystems ist eine Datenbank schnell auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten und mit Inhalten gefüllt. Dabei merkt man schnell, wo ein Tabellenkalkulationsprogramm seine Grenzen hat.

In der Praxis ist eine Tabellenkalkulation meist die erste Wahl. Möchten Sie sehen, wie sich eine Verzinsung auf einzelne Zahlen auswirkt? Einfach in der Tabelle die entsprechenden Zahlen verändert oder eine Formel hinzugefügt und schon steht das Ergebnis bereit. Auch die reine Arbeitszeit einzelner Mitarbeiter in Stunden auf die Woche und den Monat gelistet ist in Excel rasch erledigt. So weit, so gut. Was aber, wenn Sie eine schnelle Auswertung der Arbeitszeiten je Projekt haben wollen und nicht je Mitarbeiter? Wenn Sie als Lehrer wissen wollen, welches Kind wann an welcher Aktivität teilgenommen hat und ob gegebenenfalls Allergien bestehen, auf die man bei einem Ausflug achten muss? Wer hat das blaue Bergwanderbuch sowie den gelben Wanderratgeber gekauft? Welche in München lebenden Kunden haben schon seit vier Monaten nichts mehr bestellt? Und was haben diese Personen gemeinsam, was unterscheidet Sie? Damit ist ein Tabellenkalkulationsprogramm überfordert – nicht aber eine Datenbank. Ein Datenbank-Managementsystem ermöglicht derartige Abfragen. Es kann also Fragen beantworten und entsprechend Probleme lösen. Ein weiterer Vorteil ist die relationale Verknüpfbarkeit der Datensätze. Bei der Nutzung eines Tabellenkalkulationsprogramms ist es nur eine Frage der Zeit, bis zu jedem Thema und zu jedem Projekt verschiedene Tabellen an verschiedenen Speicherorten abgelegt sind. Ändert sich nun nur ein Parameter, ein kleiner gemeinsamer Nenner, muss jede einzelne Tabelle von Hand geändert werden. Mit einem Datenbank-Managementsystem genügt eine einzige Änderung in dem Datensatz und schon werden alle verknüpften Dateien angepasst.

Aber die Vorteile reichen weiter. Schon allein die optische Darstellung der beiden Systeme unterscheidet sich beträchtlich. Nehmen wir wieder zum Vergleich eine Excel-Tabelle. Die dort enthaltenen Datensätze kann man sich in Zeilen und Spalten ansehen. Bei der Darstellung von Berechnungen sind Säulen-, Punkt-, Kreis- und Liniendiagramme möglich. Ein Datenbank-Managementsystem kann alle Daten als Listen, Tabellen oder andere attraktive Formulare darstellen, die ähnlich den eigenen Papierformularen gestaltet sein können. Das Schöne daran ist: Sie können jederzeit in der jeweiligen Ansicht weiter arbeiten und die darin enthaltenen Datensätze verändern.

Was gibt es noch für Gründe, auf ein Datenbanksystem umzusteigen?

Wenn Sie in einzelnen Datensätzen auf andere Webseiten oder Services verlinken wollen, haben Sie mit Tabellenkalkulationsprogrammen Schwierigkeiten. Mit einem Datenbank-Managementsystem können Sie in einem eigenen Feld problemlos zu Informationen im Internet oder in Datenbanken anderer Unternehmen verlinken und so beispielsweise den Lieferstatus Ihres Produkts bei dem jeweiligen Lieferdienst wie FedEx oder DHL anzeigen lassen. Diese Vernetzung von Informationen ist nicht nur äußerst komfortabel, sondern auch extrem zeitsparend, muss man doch nicht mehr zwischen den verschiedenen Seiten und Dateien hin- und herspringen und hat alle notwendigen Informationen auf einem Blick.

Sie brauchen aber vor allem dann eine adäquate Datenbank, wenn Sie mit verschiedenen Personen und bestenfalls auch noch von unterschiedlichen Orten aus auf eine Datei zugreifen und mit ihr arbeiten wollen. Mittels einer Web-Datenbank kein Problem: Daten werden in Echtzeit geändert und abgeglichen und jeder arbeitet immer mit den aktuellsten Daten – ganz ohne Speicher-Überschneidungen.

Was ist nun mit dem Vorurteil, Datenbanken seien zu schwierig zu erstellen?

Zugegeben: eine Datenbank von Grund auf zu erstellen, ist nicht ganz so einfach. Aber es gibt zum Glück kleine Helferlein, die das erste Zusammentreffen mit der Datenbank erleichtern. Benutzerfreundliche Datenbanken enthalten Werkzeuge, um sofort Datenbanken zu erstellen. Datenbank-Managementsysteme mit eingebauten Tools ersparen Ihnen die Mühe, diverse Datenbank-Tools zu kaufen, zu erlernen und dabei darauf zu achten, dass sie kompatibel sind. Und es gibt Werkzeuge für jeden Bedarf: Suchen, Layout, Berichterstellung, Skript, Administration- und Verwaltung, Importieren und vieles mehr. Die Liste der Werkzeuge, die eine benutzerfreundliche Datenbank bietet, ist lang. Damit ist es möglich, aus schon vorhandenen Tabellen eine Datenbank aufzubauen. Das Managementsystem zieht sich die Daten und generiert gleichnamige Felder zu den Spaltennamen Ihrer Tabelle und einen Datenbankeintrag für jede Tabellenzeile. Einfacher geht es kaum.

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